Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и зачем составлять форму Т-3». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Штатное расписание является первичным учетным документом по учету кадров. Согласно Указаниям к заполнению формы Т-З (штатное расписание), закрепленным Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Согласно названным Указаниям штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Важно учесть, что документ может начать свое действие не сразу, а в будущем периоде. Исходя из этого, дату следует проставлять соответствующую.
Штатное расписание — это обязательный внутренний нормативный документ организации, содержащий данные о его структуре, количестве сотрудников и общем фонде заработной платы за месяц.
Содержание:
Унифицированная форма № т-3 — штатное расписание (бланк)
После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.
Также штатное расписание необходимо, если прошло сокращение штата и один из работников считает, что его сократили незаконно. В таком случае он имеет полное право обратиться в суд. При этом представителям работодателя будет практически невозможно защититься от обвинений, если у руководителя на руках нет необходимых документов, в том числе – штатного расписания.
Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).
Как и зачем составлять форму т-3
Трудовой кодекс РФ упоминает о штатном расписании в ст. 57, в соответствии с которой существенным условием трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации согласно штатному расписанию организации или конкретная трудовая функция (т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работнику работы). Из этого следует вывод, что наличие штатного расписания для организации обязательно. Его отсутствие может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде и об охране труда, что грозит работодателю штрафом (ст. 5.27 КоАП РФ).
Штатное расписание – документ, необходимый для эффективной и законной деятельности любой организации. В штатном расписании указывают информацию о должностных лицах организации, об общем количестве единиц в штате, а также записывают основные тарифы, учитывающие специальные надбавки, зависящие от структурных подразделений организации.
Данная графа должна строго соответствовать трудовым договорам и книжкам. Разряд, специальность и категории персонала указываются в соответствии с ОКП и Квалификационным справочником.
Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.
Как и зачем составлять форму Т-3
Рекомендации по составлению штатного расписания утверждены Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 г. Его можно заполнять как в специализированной программе, например, 1С, так и в excel или word.
А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.
Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:
- указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении штатного расписания;
- ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.
Штатное расписание дает руководителю возможность быстро сравнивать структурные подразделения организации по количеству сотрудников.
Штатное расписание относится к категории локальных нормативных актов, это документ, в котором устанавливается структура организации, должностной состав, штатная численность работников и месячный фонд заработной платы. В организациях с большой штатной численностью, как правило, сначала устанавливается структура и общая численность персонала с помощью такого документа, как Структура и штатная численность, а уже затем на основании утвержденной Структуры и штатной численности разрабатывается и утверждается штатное расписание.
Далее указывается тот приказ, которым утверждается вступление штатного расписания в силу, срок действия данного документа и размер штата. Далее приводится информация в табличном виде.
В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.
Начинается оформление штатного расписания с разработки структуры предприятия и приказа руководителя о назначении ответственного за заполнение формы Т-3. Это может быть как сотрудник бухгалтерии, секретарь, офис-менеджер, так и сотрудник созданного кадрового отдела, и даже сам руководитель.
Унифицированная форма штатного расписания впервые была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 в составе унифицированных форм первичной учетной документации. Через четыре года, 05.01.2004, постановлением Госкомстата N 1 была утверждена новая редакция альбома унифицированных форм первичной учетной документации, в котором форма Т-3 «штатное расписание» также претерпела некоторые изменения. В статье рассказывается о назначении, функциях, порядке разработки, оформления и утверждения штатного расписания организации.
Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Оно указывается в полном соответствии с учредительной документацией. При наличии полного и сокращенного наименования, прописать можно любое из них.
Что такое штатное расписание организации?
Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают. Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.
Штатное расписание могут потребовать для проверки различные надзорные и исполнительные органы: суды, инспекция по труду (проверяя соответствие условий труда букве закона), региональные представители Пенсионного фонда (проверяя данные по страхованию работников), налоговая (проверяя применение льгот по налогам), поэтому составить его нужно грамотно и точно.
Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:
- сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
- форма приказа об утверждении расписания и изменений;
- ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
- сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
- состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.
Как составить штатное расписание по форме т-3?
Каждое предприятие вправе разработать собственный бланк штатного расписания, но с учётом всех необходимых пунктов, или воспользоваться унифицированной формой Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 г. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.
Штатное расписание – один из документов, которые чаще всего запрашивают разнообразные проверяющие структуры. Налоговые инспекции и трудовые комиссии предпочитают сразу ознакомиться со штатным расписанием. И если его не предоставить, то подобные действия могут быть рассмотрены как нарушение законодательство, а именно ст. 5.27 КоАП РФ.
Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.
Если предприятие не государственное, то оно может быть представлено по любому отделу. Главное правило – отечественное происхождение, т.е. на русском языке.
Основная функция, которая возложена на такой документ, как штатное расписание – повышение эффективности использования работников, состоящих в организации.
На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.
Форма штатного расписания утверждена названным ранее Постановлением Госкомстата РФ (Унифицированная форма Т-3) и распространяется на организации всех форм собственности. Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом организации (как правило, работником планово-экономического отдела или отдела организации труда и заработной платы) в необходимом количестве экземпляров. В организациях с небольшой штатной численностью названные подразделения могут отсутствовать, поэтому разработка штатного расписания может быть поручена бухгалтерии или службе кадров, реже — юридической службе. Наиболее разумное решение для небольших организаций — разрабатывать штатное расписание совместно кадровой службой и бухгалтерией организации.